La situation de départ
Une activité de conseil et de formation produit énormément de documents : devis, factures, conventions, convocations, émargements, évaluations, bilans... Si l'on ajoute les exigences de Qualiopi (la marque de certification qualité des prestataires de formation), il faut aussi respecter des étapes qualité bien précises.
Au-delà de la contrainte administrative, le zéro papier répond aussi à une démarche RSE : économiser les ressources, le papier comme l'énergie, et respecter l'environnement.
Ce que j'ai fait
J'ai donc construit pour moi un outil interne qui couvre toute l'activité : le suivi des clients et des affaires, les devis et les factures, mais aussi les tâches et les idées notées au vol.
Il repose sur ce que j'appelle la cohérence légale. Toutes les informations officielles de l'entreprise, comme son identité, ses clauses et ses conditions, sont rangées à un seul endroit. Quand j'en modifie une, tous les documents juridiques se régénèrent d'eux-mêmes, des mentions légales jusqu'aux devis, et les versions en ligne sont à jour à la seconde, avec un historique de chaque version.
Pour la formation, il gère tout le parcours de A à Z, de l'analyse du besoin jusqu'aux réclamations, en passant par la convention, les convocations, l'émargement en ligne, les évaluations, les attestations et la satisfaction. Chaque étape s'affiche dans l'ordre, avec la personne qui doit agir, et les envois partent au bon moment. Le dossier de preuve Qualiopi se constitue au fil de l'eau, et le bilan pédagogique et financier se calcule automatiquement. Une session sous-traitée pour un organisme de formation suit même son propre circuit.
Côté clients, tout se fait sans papier : chacun dispose de son espace en ligne pour consulter et signer ses documents, et tout est conservé, daté et traçable.
L'outil pilote aussi les audits sur site jusqu'au rapport, gère les partenaires et la sous-traitance, publie les articles et les réalisations du site et en mesure la fréquentation. Il est hébergé sur un serveur privé (VPS) en France.
Ce que ça a changé
C'est l'outil avec lequel je travaille chaque jour, sans papier et avec une administration réduite au minimum. Pensé d'abord pour moi, il est conçu pour servir aussi à d'autres consultants, formateurs et organismes de formation.